Použitie funkcie automatického filtra v programe Microsoft Excel je rýchly a jednoduchý spôsob triedenia väčšieho množstva údajov. Filtre podporujú množstvo kritérií, pomocou ktorých je možné triediť údaje. Na začiatok budete musieť vygenerovať množinu údajov. Potom už zostáva len vybrať cieľ a aktivovať automatický filter stlačením tlačidla „Filter“umiestneného na karte „Údaje“a prispôsobiť filter podľa vlastného uváženia. Tento proces je možné zvládnuť za niekoľko minút, čo v konečnom dôsledku zvýši vašu efektivitu v programe Excel.
Kroky
Časť 1 z 2: Začíname s automatickým filtrom
Krok 1. Vytvorte tabuľku
Uistite sa, že vaše údaje majú nadpisy stĺpcov, aby ste mohli špecifikovať údaje pod nimi. Nadpis je miesto, kde bude filter umiestnený a nebude zahrnutý v údajoch, ktoré sú zoradené. Každý stĺpec môže mať jedinečný súbor údajov (napr. Dátum, množstvo, názov atď.) A môže obsahovať toľko záznamov, koľko chcete triediť.
Nadpisy môžete zmraziť na mieste tak, že vyberiete príslušný riadok a prejdete na položku „Zobraziť> Ukotviť panely“. Pomôže to udržať prehľad o filtrovaných kategóriách vo veľkých množinách údajov
Krok 2. Vyberte všetky údaje, ktoré chcete filtrovať
Kliknutím a potiahnutím vyberte všetky bunky, ktoré chcete zahrnúť do filtra. Pretože AutoFilter je, ako naznačuje názov, automatický proces, nemôžete ho používať na filtrovanie nesúvislých stĺpcov. Všetky stĺpce medzi nimi budú nastavené tak, aby s nimi bolo možné filtrovať.
Krok 3. Aktivujte automatický filter
Prejdite na kartu „Údaje“a potom kliknite na „Filter“. Po aktivácii budú mať hlavičky stĺpcov rozbaľovacie tlačidlá. Pomocou týchto tlačidiel môžete nastaviť možnosti filtra.
Krok 4. Vyberte kritériá filtra
Možnosti filtrov sa môžu líšiť v závislosti od typu údajov v bunkách. Textové bunky budú filtrované podľa textového obsahu, zatiaľ čo číselné bunky budú mať matematické filtre. Existuje niekoľko filtrov, ktoré sú zdieľané oboma. Keď je filter aktívny, v hlavičke stĺpca sa zobrazí malá ikona filtra.
- Zoradiť vzostupne: zoradí údaje vzostupne na základe údajov v tomto stĺpci; čísla sú zoradené 1, 2, 3, 4, 5 atď. a slová sú zoradené abecedne od a, b, c, d, e atď.
- Zoradiť zostupne: triedi údaje zostupne na základe údajov v tomto stĺpci; čísla sú zoradené v opačnom poradí 5, 4, 3, 2, 1 atď. a slová sú zoradené v opačnom abecednom poradí, e, d, c, b, a atď.
- Najlepších 10: Prvých 10 riadkov údajov v tabuľke alebo prvých 10 riadkov údajov z filtrovaného výberu
- Špecifické podmienky: Niektoré parametre filtra je možné nastaviť pomocou logiky hodnôt, napríklad filtrovanie hodnôt väčších ako, menších ako, rovnakých, pred, po, medzi, obsahujúcich atď. Po výbere jedného z nich budete vyzvaní na zadanie limitov parametrov (napr. Po 1. 1. 2011 alebo viac ako 1 000).
- Poznámka: filtrované údaje sú skryté z pohľadu, NIE sú odstránené. Filtrovaním nestratíte žiadne údaje.
Časť 2 z 2: Prispôsobenie a deaktivácia automatického filtra
Krok 1. Využite vlastný automatický filter na komplexnejšie triedenie
Vlastný filter umožňuje použiť viacero filtrov pomocou logiky „a/alebo“. Možnosť „Vlastný filter …“je uvedená v spodnej časti rozbaľovacej ponuky filtra a otvára samostatné okno. Tu môžete vybrať až dve možnosti filtra a potom kliknúť na tlačidlo „A“alebo „Alebo“, aby boli tieto filtre exkluzívne alebo inkluzívne.
Napríklad: stĺpec obsahujúci mená môže byť filtrovaný podľa stĺpcov obsahujúcich „A“alebo „B“, čo znamená, že sa objavia Andrew aj Bob. Ale ani jeden by sa nezobrazil v súprave filtrov pre filtre obsahujúce „A“aj „B“
Krok 2. Vymažte filtre
Ak chcete vymazať jeden filter, vyberte rozbaľovaciu ponuku pre filtrovaný stĺpec a vyberte možnosť „Vymazať filter od [názov]“. Ak chcete vymazať všetky filtre, vyberte ľubovoľnú bunku v tabuľke, prejdite na kartu Údaje a kliknite na položku Vymazať (vedľa prepínača filtrov).
Krok 3. Deaktivujte automatický filter
Ak chcete filtre úplne deaktivovať, jednoducho zrušte výber možnosti Automatický filter, kým je tabuľka vybratá.
Tipy
- Po kliknutí na tlačidlo rozbaľovacej ponuky môžete zistiť, na ktoré hlavičky stĺpcov sa filtre použili. Ak je šípka na tlačidle modrá, bol použitý filter v tejto ponuke. Ak je šípka na tlačidle čierna, filter v tejto ponuke nebol použitý.
- AutoFilter usporiada údaje vertikálne, čo znamená, že možnosti filtra je možné použiť iba na nadpisy stĺpcov, ale nie na riadky. Rovnaký efekt však môžete získať zadaním kategórií pre každý riadok a následným filtrovaním iba tohto stĺpca.
- Ak ponecháte všetky bunky prázdne, filter nebude fungovať nad žiadne prázdne bunky.
- Pred použitím automatického filtra si zálohujte údaje. Aj keď je možné automatický filter vypnúť, akékoľvek zmeny údajov môžu prepísať vaše existujúce informácie.
Varovania
- Filtrovaním údajov nevymažete riadky, ale ich skryjete. Skryté riadky je možné odkryť tak, že vyberiete riadok nad a pod skrytým riadkom, kliknete naň pravým tlačidlom myši a vyberiete možnosť „Odkryť“.
- Ukladajte svoje zmeny často, pokiaľ ste nezálohovali svoje údaje a neplánujete ich prepísať.
