Neupravená poštová schránka môže používateľom sťažovať nájdenie potrebného e -mailu. Program Microsoft Outlook poskytuje celkom užitočné nástroje, ktoré vám pomôžu filtrovať e -maily a organizovať správy správnejším spôsobom. Outlook vám môže dokonca pomôcť zvýšiť efektivitu a výkon. Či už používate aplikáciu Outlook 2010, Outlook 2007 alebo Outlook 2003, svoje e -maily môžete jednoducho spravovať pomocou nasledujúcich nástrojov na vyčistenie priečinka Doručená pošta a uľahčenia hľadania potrebných informácií.
Kroky
Metóda 1 zo 6: Filtrovanie
Krok 1. Filtrujte správy rýchlo
Outlook 2010 má novú funkciu, ktorá pomáha triediť správy podľa dátumov a zaraďovať ich do konverzácie.
- Pri použití tejto funkcie sa správy, ktoré majú rovnakú tému, zobrazia ako Konverzácia a používatelia ich môžu zobraziť, rozšíriť alebo zmenšiť kliknutím na ikonu vľavo od riadka Predmet. Správy v každej konverzácii sú klasifikované tak, že najnovšia správa je umiestnená navrchu. Po prijatí novej správy sa všetky konverzácie presunú na začiatok zoznamu e -mailov, ktorý vám pomôže ľahko sledovať tok e -mailov.
- Ak chcete aktivovať konverzáciu, na karte Zobraziť v skupine Konverzácia začiarknite políčko Zobraziť ako konverzáciu. Pomocou funkcie Vyčistiť môžete veľkosť konverzácie zmenšiť. Táto funkcia pomôže odstrániť duplicitné správy z konverzácie.
- Na karte Domov v skupine Odstrániť kliknite na položku Vyčistiť a potom na položku Vyčistiť konverzáciu. Vo všetkých verziách Outlooku môžu používatelia nájsť správy v priečinku poštovej schránky rýchlejšie zmenou spôsobu zaradenia do priečinka e -mailov. E -maily môžete napríklad triediť podľa dátumu, odosielateľa a veľkosti súboru alebo podľa dôležitosti.
Krok 2. Použite štandardizované nadpisy predmetov
Duševná energia potrebná na presun pozornosti medzi neustále sa meniacimi témami vyčerpáva vás, nie objem. Máte tendenciu čítať v poradí buď chronologicky, alebo podľa „najdôležitejšej osoby“. Toto je vyhorenie mozgu. Namiesto toho použite toto pravidlo; vzťahuje sa na e -maily z priamych prehľadov a funguje lepšie ako konverzačné reťazce.
- Identifikujte 2-5 najlepších projektov, s ktorými máte najväčší záujem; vytvorte nadpisy predmetov, ktoré ich budú odrážať.
- Dajte tímu vedieť, že všetkým týmto e -mailom s týmito štandardnými nadpismi budete venovať prvotnú pozornosť. Tieto predmety sú v súčasnosti vašimi prioritnými projektmi - váš e -mail bude zoradený podľa riadku predmetu a najskôr sa prečíta/odpovie na najvyššiu prioritu.
- Upresnite, že nevhodne pomenované e-maily spôsobia, že sa priestupný odosielateľ na 1-krát dní ocitne na čiernej listine.
Metóda 2 zo 6: Zoskupenie
Krok 1. Zoskupte rovnaké správy do priečinkov
Vytvorením nového priečinka pre e -maily môžu používatelia zoskupovať súvisiace správy do týchto priečinkov. Môžete napríklad zoskupiť správy podľa predmetu, projektu, komunikácie alebo iných kategórií, ktoré sú vhodné pre vašu prácu alebo vaše koníčky. Používatelia môžu tiež vytvoriť priečinok pre všetky správy odoslané od vášho šéfa alebo niekoho dôležitého vrátane základných informácií, ktoré je potrebné uložiť. Ak chcete vytvoriť nový priečinok v programe Outlook 2010, na karte Priečinok v časti Nový kliknite na položku Nový priečinok. Ak chcete vytvoriť nový priečinok v programe Outlook 2007 alebo Outlook 2003, na paneli s ponukami kliknite na položku Súbor, vyberte položku Nový a potom položku Priečinok.
Metóda 3 zo 6: Hľadať priečinok
Krok 1. Vytvorte priečinok na vyhľadávanie správ
Hľadať v priečinku je rýchly a pohodlný spôsob, ako nájsť zbierku e -mailových správ. Neukladá žiadne správy, ale poskytuje virtuálne priečinky, ktoré zobrazujú všetky správy vo vašej doručenej pošte na základe atribútov, ktoré hľadáte. Priečinky vyhľadávania v programe Outlook poskytujú predvolené funkcie, ako napríklad neprečítanú poštu, ale môžete si tiež vytvoriť vlastné pravidlo. Pomocou priečinka Hľadať môžete napríklad nájsť všetky informácie týkajúce sa určitého projektu, dôležitého klienta alebo nadchádzajúcej schôdze.
- Ak chcete vytvoriť priečinok na vyhľadávanie v programe Outlook 2010, na karte Pošta v priečinku v časti Nový kliknite na položku Nový priečinok vyhľadávania.
- Ak chcete vytvoriť priečinok na vyhľadávanie v programe Outlook 2007 alebo Outlook 2003, v pošte v ponuke Súbor presuňte myš na Nový a potom kliknite na priečinok Hľadať.
Metóda 4 zo 6: E -mailový filter
Krok 1. Znížte množstvo nevyžiadanej pošty pomocou filtra e -mailov
Uchovávajte nepotrebné e -mailové správy z doručenej pošty pomocou filtra nevyžiadanej pošty Outlook. Tento filter odošle e -maily označené ako nevyžiadané e -maily do samostatného priečinka v poštovej schránke. Používatelia si môžu prezrieť obsah tohto priečinka a uistiť sa, že do neho neboli omylom odoslané žiadne platné e -maily. Ak je to tak, mali by ste filter upraviť, aby ste sa v budúcnosti vyhli nesprávnemu označeniu správ.
Metóda 5 zo 6: Farebná kategória
Krok 1. Priraďte kategóriu farieb
Priraďte farbu nesúvisej skupine e -mailových správ a ďalším kategóriám v programe Outlook, ako sú poznámky, kontakty a schôdzky. Odtiaľ ich môžu užívatelia ľahko identifikovať a triediť. Môžete napríklad ľahko sledovať všetky správy, schôdzky a kontakty pre projekt predaja počítača vytvorením kategórie s názvom „Predaj počítačov“a priradením správ k nej.
Metóda 6 zo 6: Označenie
Krok 1. Vlajka na pokračovanie
Používatelia môžu použiť funkciu Nahlásiť na sledovanie, aby mohli nahlasovať e -mailové správy a úlohy a triediť ich alebo označovať. Príznaky vás vyzvú, aby ste sledovali problém, upozornili na niekoho požiadavku alebo objednávku na výzvunú správu a kontakt. Môžu tiež ľahko usporiadať váš priečinok s e -mailami, pretože presne viete, čo a kedy máte urobiť. Všimnite si toho, že keď vytvoríte úlohu a nastavíte pre ňu dátum vypršania platnosti, bude automaticky označený, takže nezabudnete na dátum vypršania platnosti akcie a splníte ju.
