Bojíte sa, že váš PowerPoint uspí publikum? Alebo že začnete svoju prezentáciu len vtedy, aby ste si uvedomili, že polovica vašich snímok je zbytočná? Pravdepodobne ste prežili svoj spravodlivý podiel na nudných PowerPointoch a teraz ste sa rozhodli, že vaša prezentácia bude lepšia. S niekoľkými jednoduchými vylepšeniami môžete získať účinný PowerPoint, ktorý bude vášmu publiku nápomocný a pútavý.
Kroky
Metóda 1 zo 4: Vytvorenie obsahu
Krok 1. Napíšte svoj prejav skôr, ako začnete vytvárať PowerPoint
Je ťažké urobiť prezentáciu, ak neviete, čo chcete povedať. Porozprávajte sa, čo plánujete povedať, a rozdeľte to na kúsky. Potom si urobte osnovu alebo si poznamenajte poznámky. Môžete dokonca vytvoriť krátky skript.
Použite svoj obrys alebo poznámky, ktoré vám pomôžu rozhodnúť sa, čo je potrebné zahrnúť do vašich snímok
Krok 2. Prispôsobte informácie tak, aby zodpovedali vášmu publiku
Pravdepodobne by ste vytvorili veľmi odlišné prezentácie pre triedu stredoškolákov v porovnaní so skupinou vedúcich pracovníkov, aj keď je téma rovnaká. Pri písaní snímok vezmite do úvahy priemerný vek a pozadie svojich divákov. Prezentujte svoje nápady spôsobom, ktorý bude pre nich ľahko stráviteľný.
- Ak má vaše publikum menej znalostí o vašej téme, vyhnite sa žargónu a strávte trochu viac času vysvetľovaním konceptov, ktorým musia porozumieť.
- Ak hovoríte s ľuďmi, ktorí o vašej téme veľa vedia, pravdepodobne nebudete musieť uvádzať toľko pozadia a môže byť v poriadku pomocou bežného žargónu.
- V prípade publika so zmiešaným pozadím môžete podľa potreby uviesť niekoľko základných informácií, ale môžete ich obmedziť na minimum, aby sa veľmi znalí diváci nenudili.
Krok 3. Zahrňte iba nevyhnutné informácie na zlepšenie čitateľnosti
Pravdepodobne budete chcieť poskytnúť svojmu publiku čo najviac informácií, ale budú sa snažiť čítať snímky, ktoré sú preplnené textom. Nerobte si starosti s písaním celých viet alebo s vypísaním každého detailu. Stačí zahrnúť najdôležitejšie body, ako sú vaše hlavné body, údaje a kľúčové koncepty.
- Povedzme, že podávate prezentáciu vysvetľujúcu výsledky prieskumu, ktorý ste urobili v miestnom parku. Vaša snímka môže obsahovať odrážky, ktoré hovoria: „Prieskum vykonávaný počas 3 mesiacov“, „Iba dospelí vrátane“, „62% chce nové vybavenie detských ihrísk“a „32% chce, aby bola nainštalovaná úvodná podložka“.
- Vaša prezentácia by nemala obsahovať všetko, čo chcete povedať.
Krok 4. Obmedzte sa na 5 riadkov textu na snímku s maximálne 6 až 8 slovami na riadok
Chcete, aby vaše publikum počúvalo, čo hovoríte, a nie aby ste čítali odseky informácií na vašich snímkach. Vaše najdlhšie snímky by mali mať maximálne 5 riadkov, pričom väčšina vašich snímok má 2 až 4 riadky textu. Vyberajte slová opatrne, aby diváci videli iba to, čo si z vašej prezentácie musia zapamätať.
To znamená, že na vašich snímkach by nemalo byť viac ako 40 slov
Metóda 2 zo 4: Navrhovanie vašej prezentácie
Krok 1. Aplikujte konzistentnú šablónu, ktorá má minimalistickú farebnú schému
Nestresujte sa príliš svojou témou. Na vytvorenie pútavého programu PowerPoint nepotrebujete komplikovanú paletu farieb ani jedinečný dizajn. Väčšina ľudí má rada jednoduchý formát, ktorý je príjemný pre oči. Vyberte si šablónu, ktorá obsahuje 2-3 farby a jednoduchý dizajn.
- Keď otvoríte novú prezentáciu programu PowerPoint, automaticky sa otvorí karta šablóny. Môžete si vybrať odporúčanú šablónu alebo vyhľadať konkrétny štýl. Šablónu je najlepšie nastaviť skôr, ako urobíte čokoľvek iné, pretože zmena šablóny môže presunúť umiestnenie existujúceho textu a obrázkov.
- Môžete si napríklad vybrať šablónu, ktorá má jednoduché orámovanie a používa farebnú schému čiernej a žltej alebo gaštanovo -bielej. Ak zastupujete organizáciu, môžete použiť jej farby.
- Prezentácie v PowerPointe sú väčšinou na šírku, takže je spravidla dobré neprepínať orientáciu snímky na výšku.
Krok 2. Vyberte kontrastné farby pozadia a textu, aby boli čitateľné
Výber nesprávnych farieb môže spôsobiť, že vaše snímky budú zle čitateľné. Ak je pozadie tmavej farby, vyberte pre svoje písmo svetlú farbu. Ak na pozadie používate svetlú farbu, zvoľte tmavé písmo. Na všetkých snímkach použite rovnaké farby.
- Obvykle je v poriadku použiť predvolené farby pre tému, ktorú si vyberiete. Môžete sa však rozhodnúť ich zmeniť, ak text splynie s pozadím.
- Farby môžete meniť pomocou farebného poľa na paneli s nástrojmi v hornej časti obrazovky.
- Môžete napríklad použiť biely text na hnedom pozadí alebo čierny text na bielom pozadí. Svetlý text na tmavom pozadí sa vo všeobecnosti číta najľahšie.
- Vždy používajte pevné pozadie. Výtlačky a návrhy môžu vyzerať pekne, ale sťažujú vášmu publiku čítanie vášho textu.
- Nikdy nepoužívajte spoločne červenú a zelenú alebo modrú a žltú farbu, pretože farboslepí ľudia nebudú môcť prečítať materiál.
Krok 3. Vyberte jasné a čitateľné písmo pre nadpisy a text textu
Je v poriadku používať jedno písmo pre celú prezentáciu, ale môžete radšej použiť nadpis pre nadpisy snímok a textové písmo pre informácie v tele snímok. Odolajte však nutkaniu používať viacero typov písma na rôzne druhy informácií, pretože by vaša prezentácia mohla pôsobiť neprofesionálne a mohla by zamotať hlavu publiku.
- Rovnako ako pre farby, môžete sa rozhodnúť použiť predvolené písma, ktoré sú súčasťou vami zvolenej témy. Uistite sa však, že veľkosť písma nie je príliš malá.
- Na paneli s nástrojmi v hornej časti obrazovky sa zobrazia rozbaľovacie ponuky pre štýl písma a veľkosť písma. Kliknutím na ponuku vyberte požadovaný štýl a veľkosť.
- Bezpatkové písma ako Arial a Helvetica sa najľahšie čítajú v prezentácii, takže sú skvelou voľbou. Na titulky môžete použiť Arial a na telesný text Helvetica.
- Nepoužívajte zábavné ani hlúpe písma, ako napríklad Comic Sans. Podkopaním vašej správy môžu spôsobiť, že váš PowerPoint bude menej účinný.
Krok 4. Nastavte svoje písmo medzi 24 pt a 48 pt, aby bolo viditeľné
Keď sa pozeráte na svoju prezentáciu na obrazovke počítača, malé písmo vyzerá skvele. Akonáhle je však vaša prezentácia premietaná na obrazovku, môže byť toto písmo príliš malé na to, aby si ho väčšina publika mohla prečítať. Vždy nastavte písmo aspoň na 24 bodov, aby ľudia videli váš text, a pre všetky vaše snímky používajte rovnakú veľkosť písma.
- Ak chcete zistiť, či je písmo dostatočne veľké, postavte sa asi 1,8 metra od monitora počítača a zistite, či je písmo schopné čítať.
- Pri nastavovaní písma zvážte, koľko ľudí bude vo vašom publiku. Ak prezentujete v malej konferenčnej miestnosti, 24 -bodové písmo bude pravdepodobne vyzerať skvele. Ak však prezentujete vo veľkom sále, možno budete musieť použiť písmo so 48 bodmi.
Krok 5. Zarovnajte text doľava, aby bol čitateľný
Aj keď neexistuje pravidlo, že by ste nemohli vycentrovať text, pre publikum je vo všeobecnosti jednoduchšie čítať text, ak je zarovnaný doľava. Takto budú odrážky pekne zoradené. Ak chcete, aby bol váš text v strede stránky, jednoducho zmenšite veľkosť textového poľa a pomocou myši posuňte pole v strede snímky.
Prázdne miesto na snímke môžete tiež vyplniť obrázkom
Krok 6. Na nadpisy alebo kľúčové fakty použite tučný alebo zväčšený text
Je v poriadku to preskočiť, ale môžete mať niektoré body alebo údaje, ktoré chcete vo svojej prezentácii zvýrazniť. Ak áno, pokračujte v zvýrazňovaní textu alebo ho mierne zväčšite, aby vynikal. Nezabudnite to používať minimálne, aby publikum rozpoznalo, že zvýraznený text je dôležitý.
- Ako príklad môžete označiť tučným písmom všetky štatistiky, ktoré použijete vo svojej prezentácii. Môžete napísať: „Až 64% študentov si zlepšilo skóre v testoch. “
- Podobne by ste ho mohli použiť na zvýraznenie konkrétnych formulácií, ako napríklad „Väčšina Veľmi spokojný s parkovacími službami. “
Krok 7. Vyberte základný prechod, ktorý neruší
Máte na výber toľko zábavných prechodov a môže vás lákať, aby vaše snímky preleteli, zmizli alebo sa točili, keď kliknete na nasledujúci obrázok. Členom publika to však po niekoľkých snímkach príde nepríjemné a môže to odvádzať pozornosť od vašej správy. Namiesto toho zvoľte jeden jednoduchý prechod na prechod z jednej snímky na druhú.
- Prechody môžete vyberať a meniť kliknutím na kartu prechody v hornej časti obrazovky. Keď sa otvorí ponuka, kliknite na prechod, ktorý chcete skúsiť zobraziť.
- Prechod vyblednutia je skvelou možnosťou. Keď kliknete na ďalšiu snímku, vaša aktuálna strana zmizne a odhalí novú snímku.
- Môžete tiež vyskúšať prechod krytu, kde sa zdá, že sa nová snímka pohybuje pred starou snímkou.
Krok 8. Obmedzte animácie a zvukové efekty pre profesionálnejší vzhľad
Pravdepodobne ste už videli prezentácie, kde slová odskakovali na obrazovku alebo zazvonil zvonček, keď sa zmenila snímka. Vaša prezentácia však bude efektívnejšia, ak ponecháte svoj dizajn jednoduchý. Tieto funkcie používajte iba vtedy, ak chcete zvýrazniť konkrétnu snímku alebo informáciu.
Môžete použiť animácie na jednom snímku, ktorý je pre vašu prezentáciu veľmi dôležitý. Ak napríklad na zobrazenie niektorých údajov používate graf, zvukový efekt môžete zahrnúť iba do snímky grafu
Metóda 3 zo 4: Vloženie vášho obsahu na snímky
Krok 1. Plánujte, že na každú snímku strávite asi 1 minútu
Nechcete príliš často meniť snímky, pretože vaše publikum môže stratiť pozornosť. Vo všeobecnosti potrebujete zhruba 1 snímku na každú minútu prezentácie. Na každý snímok vložte dostatok informácií, ktoré vyplnia minútu.
- Množstvo informácií, ktoré potrebujete na jednotlivých snímkach, bude závisieť od toho, čo plánujete povedať. Zvážte, koľko vysvetlení poskytnete o každom bode, aby ste sa mohli rozhodnúť, koľko informácií zahrniete na každú snímku.
- Každému snímke nemusíte venovať presne 1 minútu, ale použite to ako hrubé vodítko. Je v poriadku stráviť 45 sekúnd na 1 snímke a 90 sekúnd na ďalšej. Skúste sa však vyhnúť snímkam, na ktorých strávite iba 20 až 30 sekúnd.
- Pri každej zmene snímok riskujete stratu pozornosti publika, takže to nechcete robiť príliš často.
Krok 2. Minimalizujte používanie interpunkcie, pretože nepreplňuje váš snímok
Pravdepodobne máte obavy z použitia zlej gramatiky vo svojej prezentácii, ale PowerPoint sa líši od eseje alebo správy. Nerobte si starosti s uvádzaním čiarok alebo bodiek na konci zoznamov odrážok. Okrem toho sa pokúste skrátiť všetky dlhé vety, aby nepotrebovali interpunkciu. Je úplne v poriadku mať fragmenty viet v programe PowerPoint.
Ak používate veľa interpunkcie, pravdepodobne máte na svojich snímkach príliš veľa informácií. Vráťte sa a zistite, čo môžete vynechať, aby ste sa dostali k tomu podstatnému
Krok 3. Nepoužívajte všetky veľké písmená okrem názvov
Môžete si myslieť, že veľké písmená celého slova alebo frázy zdôrazňujú dôležitosť slov, ale pre publikum je ťažšie prečítať text, ktorý je napísaný veľkými písmenami. Ľudia navyše zvyčajne vnímajú text s veľkými písmenami ako krik. Na všetky texty bloku na snímkach použite vety, aby boli ľahko čitateľné.
Nezabudnite, že dôležité slová môžete vždy tučne upozorniť
Krok 4. Pomocou zoznamu odrážok predstavte kľúčové body
Zoznamy s odrážkami sú chlebíčkom prezentácie v programe PowerPoint. Väčšina vašich snímok bude pozostávať zo zoznamov slov a fráz, ktoré sú odrážkami. Na snímku sa snažte zahrnúť asi 2-4 kľúčové body.
Ak porovnávate alebo kontrastujete s témou, na snímke môžete vytvoriť 2 stĺpce. V ideálnom prípade obmedzte každý stĺpec na 3-4 odrážky, aby bol stále dobre čitateľný
Krok 5. Zobrazte údaje v tabuľkách alebo grafoch, aby boli ľahko zrozumiteľné
Je v poriadku, ak vaša prezentácia nemá žiadne grafy alebo grafy, ale použite ich, ak môžete. Pekný graf alebo graf zvýši profesionalitu vašej prezentácie a môžete ich ľahko vytvárať v programe PowerPoint. Ak graf alebo graf používate, venujte mu celú snímku.
- Môžete napríklad použiť stĺpcový graf na vyjadrenie nárastu tržieb alebo koláčový graf na vyjadrenie podpory pre pozíciu.
- V grafe nepoužívajte viac ako 4 farby, pretože vaša snímka bude vyzerať príliš zaneprázdnene.
Krok 6. Na vyváženie snímok vložte vysokokvalitné obrázky alebo clip-art
Ak chcete oslniť publikum, väčšina vašich snímok by mala obsahovať obrázok. Vyberte si fotografie, ktoré ilustrujú alebo predstavujú vaše nápady. Umiestnite ich oproti textu alebo do záporného priestoru na snímke. Použite svoje obrázky na ilustráciu toho, čo je na vašich snímkach, alebo na nahradenie textu.
- Na jednu snímku použite 1 alebo 2 obrázky, ale nepoužívajte viac ako 2.
- Skontrolujte, či vaše obrázky budú po premietaní na obrazovku vyzerať dobre.
- Nepoužívajte obrázky, ktoré nezodpovedajú vášmu textu, pretože môžu zamieňať vaše publikum. Môžete napríklad použiť fotografiu pikniku, ak robíte prezentáciu o parkoch, ale rovnaká fotografia by bola mätúca, ak hovoríte o zdravotníctve.
- Pri používaní klipartov buďte opatrní. Základný klipart môže niektorým divákom pripadať zastaraný, preto používajte iba kvalitné obrázky.
Krok 7. Vložte všetky videá, ktoré používate, aby ich bolo možné ľahko zobraziť
Vo svojom programe PowerPoint nemusíte používať video, takže sa tým nezaoberajte, ak ešte nemáte plány na použitie. Môžete však použiť video na podporu svojich myšlienok alebo na ilustráciu bodu. Ak je to tak, vložte ho do PowerPointu, aby sa mohol počas prezentácie ľahko prehrávať. Vďaka tomu nebudete musieť video zo svojho PowerPointu preklikávať.
Povedzme, že robíte prezentáciu o hre Macbeth. Počas prezentácie môžete naplánovať použitie filmových klipov dôležitých scén. Ich vloženie uľahčí prehrávanie klipu, kým ste stále v prezentačnom režime
Metóda 4 zo 4: Dokončenie programu PowerPoint
Krok 1. Korektúrujte svoju prezentáciu a skontrolujte, či neobsahuje pravopisné chyby a preklepy
Každý robí chyby, a preto si vždy prečítajte, čo napíšete, než to vypustíte do sveta. V prezentačnom režime kliknite na svoje snímky, aby ste videli, ako budú pôsobiť na vaše publikum. Prejdite si každú snímku a uistite sa, že názov a blok textu sú správne.
- Nezabudnite opraviť všetky chyby.
- Ak môžete, poproste niekoho, komu dôverujete, aby tiež prečítal prezentáciu. Môžu zachytiť chyby, ktoré hneď nevidíte.
Krok 2. Precvičte si reč pri posúvaní snímok tam a späť
Znie to hlúpo, ale počas prezentácie, keď je čas na zmenu snímok, sa môžete zakopnúť. Prezentáciu niekoľkokrát spustite, aby ste sa uistili, že môžete plynule klikať na snímky. Pri prezentácii sa nepozerajte na svoje snímky, pretože v publiku máte pocit, že im čítate. Ak nedokážete recitovať svoju spomienku, pozrite sa na skript alebo poznámky.
- Precvičte si svoju reč pred zrkadlom alebo filmom, aby ste mohli vykonať všetky potrebné vylepšenia. Okrem toho si dajte načas, ak máte časový limit.
- Je dôležité ísť vpred aj vzad, pretože vás môžu požiadať členovia publika, aby ste sa vrátili. Podobne by ste mohli omylom preskočiť snímku pri kliknutí vpred.
Krok 3. Ak je to možné, skontrolujte, či text vidíte zďaleka
Už ste urobili všetko, čo je v vašich silách, aby bola vaša prezentácia dokonalá, ale stále môžete nájsť rozmazané snímky. Ak môžete, prezrite si pred prezentáciou svoj PowerPoint na obrazovke projektora. Znovu skontrolujte, či sú vaše diapozitívy dobre čitateľné aj zo zadnej časti miestnosti. Ak ich nevidíte, skúste zväčšiť písmo alebo zväčšiť projekciu.
Skúste si nerobiť starosti, ak svoju prezentáciu nemôžete vopred skontrolovať. Vaša prezentácia bude pravdepodobne v poriadku
Krok 4. Odstráňte texty alebo obrázky, ktoré sú na projekčnej ploche ťažko viditeľné
Niekedy sa obraz, ktorý vyzerá perfektne na obrazovke vášho počítača, zmení na rozmazanú škvrnu, keď ho premietnete na obrazovku. Podobne môže byť text dobre čitateľný na vašom počítači, ale môže byť spustený spoločne v prezentačnom režime. Ak máte problém s čítaním čohokoľvek na snímke, odstráňte ju. Skúste ho nahradiť, ak máte čas pred plánovaným prednesením prezentácie.
Je lepšie mať na snímke prázdne miesto, ako mať obrázky alebo slová, ktoré vaše publikum nevie prečítať. Pravdepodobne sa rozptýlia pri pokuse zistiť, čo je na snímke
Krok 5. Požiadajte niekoho, komu dôverujete, aby si pozrel váš PowerPoint a poskytol spätnú väzbu
Vo väčšine prípadov si s tým nemusíte robiť starosti. Môžete však chcieť ďalšiu spätnú väzbu na veľmi dôležitú prezentáciu. Vyhľadajte niekoho, kto je podobný demografickým údajom vášho publika. Ukážte im svoju prezentáciu a uvidíte, čo si myslia.
- Povedzme napríklad, že sa stanete hlavným rečníkom vo finančnej zbierke. Toto je dosť dôležitá prezentácia, takže by ste mohli chcieť, aby si to niekto vopred prečítal. Pravdepodobne však nebudete potrebovať spätnú väzbu o každej prezentácii práce.
- Ak daná osoba konštruktívne kritizuje a dáva vám zmysel, môžete zrevidovať svoj PowerPoint.
Tipy
- Ak máte na snímkach menej textu, vaše publikum bude pravdepodobne počúvať vašu reč a robiť si poznámky.
- Uistite sa, že si prácu často ukladáte.
- Použite upútavače pozornosti, aby zaujali poslucháčov váš predmet.
- Zapamätajte si svoje informácie, aby ste z prezentácie neprečítali. Váš PowerPoint by mal podporovať vašu reč ako obrys.
- Pred prejavom si prečítajte všetky svoje snímky.
- Nepoužívajte hlúpe písma ani obrázky, pretože by ste mohli pôsobiť neprofesionálne.
