Excel je vynikajúci pre tabuľky údajov, ale ako s nimi môžete manipulovať a organizovať ich tak, aby zodpovedali vašim potrebám? Nástroj Zoradiť vám umožňuje rýchlo zoradiť stĺpce podľa rôznych formátov alebo vytvoriť vlastné triedenie pre viacero stĺpcov a typov údajov. Použite funkciu Zoradiť na logické usporiadanie údajov a uľahčenie ich porozumenia a používania.
Kroky
Časť 1 z 3: Zoradenie podľa abecedy alebo číselne
Krok 1. Vyberte svoje údaje
Buď môžete kliknutím a potiahnutím vybrať stĺpec, ktorý chcete zoradiť, alebo kliknutím na jednu z buniek v stĺpci ho aktivujete a necháte program Excel vybrať údaje automaticky.
Všetky vaše údaje v stĺpci budú musieť byť triedené rovnakým spôsobom (tj. Text, čísla, dátumy)
Krok 2. Nájdite tlačidlá Zoradiť
Nájdete ich na karte Údaje v sekcii „Zoradiť a filtrovať“. Na rýchle triedenie použijete tlačidlá „AZ ↓“a „AZ ↑“.
Krok 3. Zoraďte svoj stĺpec kliknutím na príslušné tlačidlo
Ak triedite čísla, môžete ich zoradiť od najnižších po najvyššie („AZ ↓“) alebo od najvyšších po najnižšie („AZ ↑“). Ak triedite text, môžete zoradiť vzostupne podľa alfanumerického poradia („AZ ↓“) alebo zostupne podľa alfanumerického poradia („AZ ↑“). Ak triedite dátumy alebo časy, môžete ich zoradiť od skoršieho („AZ ↓“) alebo od neskoršieho („AZ ↑“).
Ak je vedľa stĺpca, ktorý triedite, ešte jeden stĺpec údajov, zobrazí sa otázka, či chcete tieto údaje zahrnúť do zoradenia. Zoradenie bude stále stĺpcom, ktorý ste pôvodne vybrali, ale súvisiace stĺpce údajov budú zoradené spolu s ním
Krok 4. Riešenie problémov so stĺpcom, ktorý sa nebude triediť
Ak pri pokuse o zoradenie dochádza k chybám, najpravdepodobnejším vinníkom sú problémy s formátovaním údajov.
- Ak triedite čísla, zaistite, aby boli všetky bunky formátované ako čísla a nie ako text. Čísla je možné omylom importovať ako text z určitých účtovných programov.
- Pri triedení textu môžu vzniknúť chyby kvôli medzerám alebo zlému formátovaniu.
- Ak triedite dátumy alebo časy, problémy zvyčajne vyplývajú z formátovania vašich údajov. Aby sa Excel mohol úspešne zoradiť podľa dátumu, musíte zaistiť, aby boli všetky údaje uložené ako dátum.
Časť 2 z 3: Zoradenie podľa viacerých kritérií
Krok 1. Vyberte svoje údaje
Povedzme, že máte tabuľku so zoznamom mien zákazníkov a mesta, v ktorom sa nachádzajú. Aby ste si uľahčili život, chcete najskôr zoradiť abecedne podľa mesta a potom zoradiť každého zákazníka podľa abecedy v rámci každého mesta. Vytvorenie vlastného triedenia to dokáže.
Krok 2. Kliknite na tlačidlo Zoradiť
To nájdete v sekcii „Zoradiť a filtrovať“na karte Údaje. Otvorí sa okno Zoradiť, ktoré vám umožní vytvoriť vlastné triedenie s viacerými kritériami.
Ak majú vaše stĺpce v prvej bunke hlavičky, napríklad „Mesto“a „Názov“, začiarknite políčko „Moje údaje majú hlavičky“v ľavom hornom rohu okna zoradenia
Krok 3. Vytvorte svoje prvé pravidlo
Kliknutím na ponuku „Zoradiť podľa“vyberte požadovaný stĺpec. V tomto prípade by ste najskôr triedili podľa mesta, takže v ponuke vyberte príslušný stĺpec.
- Ponechajte „Zoradiť zapnuté“nastavené na „Hodnoty“.
- Nastavte poradie buď „A až Z“alebo „Z až A“podľa toho, ako chcete triediť.
Krok 4. Vytvorte svoje druhé pravidlo
Kliknite na tlačidlo „Pridať úroveň“. Tým sa pridá pravidlo pod prvé. Vyberte druhý stĺpec (v našom prípade stĺpec Názov) a potom vyberte poradie zoradenia (kvôli ľahšiemu čítaniu zvoľte rovnaké poradie ako prvé pravidlo).
Krok 5. Kliknite na tlačidlo OK
Váš zoznam bude zoradený podľa vašich pravidiel. Mali by ste vidieť mestá uvedené v abecednom poradí a potom názvy zákazníkov zoradené podľa abecedy v rámci každého mesta.
Tento príklad je jednoduchý a obsahuje iba dva stĺpce. Môžete však svoje triedenie urobiť tak zložitým, ako by ste chceli, a obsahovať veľa stĺpcov
Časť 3 z 3: Zoradenie podľa farby bunky alebo písma
Krok 1. Vyberte svoje údaje
Buď môžete kliknutím a potiahnutím vybrať stĺpec, ktorý chcete zoradiť, alebo kliknutím na jednu z buniek v stĺpci ho aktivujete a necháte program Excel vybrať údaje automaticky.
Krok 2. Kliknite na tlačidlo Zoradiť
Tlačidlo Zoradiť nájdete na karte Údaje v sekcii „Zoradiť a filtrovať“. Otvorí sa okno Zoradiť. Ak máte vedľa stĺpca, ktorý triedite, ešte jeden stĺpec údajov, zobrazí sa otázka, či chcete tieto údaje zahrnúť do zoradenia.
Krok 3. V ponuke „Zoradiť zapnuté“vyberte „Farba bunky“alebo „Farba písma“
To vám umožní vybrať prvú farbu, podľa ktorej chcete zoradiť.
Krok 4. Vyberte, ktorú farbu chcete najskôr zoradiť
V stĺpci „Objednávka“môžete pomocou rozbaľovacej ponuky vybrať farbu, ktorú chcete pri zoradení zaradiť ako prvú alebo poslednú. Môžete si vybrať iba farby, ktoré sú v stĺpci.
Neexistuje žiadne predvolené poradie pre triedenie farieb. Poradie budete musieť definovať sami
Krok 5. Pridajte inú farbu
Pre každú farbu v stĺpci, ktorý triedite, budete musieť pridať ďalšie pravidlo. Kliknutím na „Pridať úroveň“pridáte do zoradenia ďalšie pravidlo. Vyberte nasledujúcu farbu, podľa ktorej chcete zoradiť, a potom poradie, v ktorom chcete zoradiť.
Zaistite, aby každá objednávka bola pre každé pravidlo rovnaká. Ak napríklad triedite zhora nadol, uistite sa, že sekcia „Objednávka“pre každé pravidlo uvádza „Navrchu“
Krok 6. Kliknite na tlačidlo OK
Každé pravidlo sa použije jeden po druhom a stĺpec bude zoradený podľa vami definovaných farieb.
Tipy
- Skúste triediť údaje rôznymi spôsobmi; tieto nové perspektívy môžu osvetliť rôzne aspekty informácií.
- Ak má vaša tabuľka pod informáciami, ktoré potrebujete na zoradenie, súčty, priemery alebo iné súhrnné informácie, dávajte pozor, aby ste ich nezaradili tiež.
