Microsoft Access je program na vytváranie databáz, ktorý umožňuje komukoľvek ľahko spravovať a upravovať databázu. Je vhodný pre čokoľvek od malých projektov po veľké podniky a je to veľmi vizuálny program. Vďaka tomu je vynikajúci na zadávanie údajov, pretože nemusíte pracovať s tabuľkami a tabuľkami.
Kroky
Časť 1 zo 6: Vytvorenie novej databázy
Krok 1. Kliknite na kartu Súbor a vyberte položku „Nové“
Databáza je to, čo bude obsahovať všetky vaše údaje v rôznych formách. Môžete sa rozhodnúť vytvoriť prázdnu databázu, prázdnu webovú databázu alebo si vybrať z rôznych šablón.
- Prázdna databáza je štandardná databáza programu Access a je vhodná na lokálne použitie. Vytvorením prázdnej databázy sa vytvorí aj jedna tabuľka.
- Webové databázy sú navrhnuté tak, aby boli kompatibilné s nástrojmi Accessu na publikovanie na webe. Vytvorením prázdnej databázy sa vytvorí aj jedna tabuľka.
- Šablóny sú vopred pripravené databázy navrhnuté pre široké spektrum použití. Vyberte si šablónu, ak nechcete stráviť veľa času zostavovaním štruktúry databázy.
Krok 2. Pomenujte svoju databázu
Keď vyberiete typ databázy, pomenujte ho tak, aby zodpovedal tomu, na čo slúži. To bude obzvlášť užitočné, ak budete pracovať s niekoľkými rôznymi databázami. Do poľa „Názov súboru“zadajte názov súboru vašej databázy. Nový súbor databázy vygenerujete zvolením „Vytvoriť“.
Časť 2 zo 6: Pridávanie údajov do databázy
Krok 1. Určte najlepšiu štruktúru pre svoje údaje
Ak vytvárate prázdnu databázu, mali by ste premýšľať o najlepšom spôsobe usporiadania údajov a pridať vhodnú štruktúru. Existuje niekoľko spôsobov, ktorými môžete formátovať údaje a pracovať s nimi v programe Access:
- Tabuľky - Toto je hlavný spôsob ukladania údajov do vašej databázy. Tabuľky je možné porovnať s tabuľkami v programe Excel: údaje sú usporiadané do riadkov a stĺpcov. Z tohto dôvodu je import údajov z programu Excel a iných tabuľkových programov relatívne jednoduchý proces.
- Formuláre - formuláre sú spôsob, akým sa údaje pridávajú do vašej databázy. Aj keď môžete zadávať údaje do databázy priamo do tabuliek, používanie formulárov umožňuje rýchlejšie a vizuálnejšie zadávanie údajov.
- Správy - tieto sumarizujú a zobrazujú údaje vo vašej databáze. Prehľady slúžia na analýzu údajov a vracanie odpovedí na konkrétne otázky, napríklad o tom, aký veľký bol zisk alebo o tom, kde sa nachádzajú zákazníci. Spravidla sú navrhnuté tak, aby sa dali vytlačiť.
- Dopyty - takto získavate a filtrujete svoje údaje. Dotazy môžete použiť na zobrazenie konkrétnych záznamov z viacerých tabuliek. Na vytváranie a aktualizáciu údajov môžete použiť aj dotazy.
Krok 2. Vytvorte svoju prvú tabuľku
Ak zakladáte prázdnu databázu, automaticky začnete s prázdnou tabuľkou. Svoje údaje môžete začať vkladať do tejto tabuľky buď ručne, alebo kopírovaním a prilepením z iného zdroja.
- Každý údaj by mal mať svoj vlastný stĺpec (pole), pričom každý záznam by mal byť samostatným riadkom. Každý riadok bude napríklad zákazníkom, zatiaľ čo v každom poli bude iná informácia o tomto zákazníkovi (meno, priezvisko, e -mailová adresa, telefónne číslo atď.).
- Menovky stĺpcov môžete premenovať, aby bolo jednoduchšie zistiť, o aké pole ide. Dvojitým kliknutím na záhlavie stĺpca zmeníte názov.
Krok 3. Importujte údaje z iného zdroja
Ak chcete importovať z podporovaného súboru alebo umiestnenia, môžete nastaviť, aby Access získaval informácie a pridal ich do databázy. Je to užitočné pri získavaní údajov z webového servera alebo iného zdieľaného zdroja.
- Kliknite na kartu Externé údaje.
- Vyberte typ súboru, ktorý importujete. V sekcii „Import a prepojenie“uvidíte niekoľko možností pre typy údajov. Ďalšie možnosti zobrazíte kliknutím na tlačidlo Viac. ODBC je skratka pre Open Database Connectivity a zahŕňa databázy ako SQL.
- Prejdite na umiestnenie údajov. Ak je na serveri, budete musieť zadať adresu servera.
- V nasledujúcom okne zvoľte „Zadajte, ako a kam chcete uložiť údaje do aktuálnej databázy“. Vyberte „OK“. Pri importovaní údajov postupujte podľa týchto pokynov.
Krok 4. Pridajte ďalšiu tabuľku
Budete chcieť uchovávať svoje rôzne záznamy v rôznych databázach. Pomôže to zaistiť hladký chod vašich databáz. Môžete mať napríklad tabuľku s informáciami o zákazníkoch a inú tabuľku s informáciami o objednávke. Potom budete môcť prepojiť informácie o zákazníkovi s tabuľkou s informáciami o objednávke.
V sekcii Vytvoriť na karte Domov kliknite na tlačidlo tabuľky. Vo vašej databáze sa zobrazí nová tabuľka. Informácie môžete zadať rovnakým spôsobom, akým ste zadali prvú tabuľku
Časť 3 zo 6: Nastavenie vzťahov medzi tabuľkami
Krok 1. Pochopte, ako fungujú klávesy
Každá tabuľka bude mať jeden primárny kľúč, ktorý je pre každý záznam jedinečný. Access predvolene vytvára stĺpec ID, ktorý sa zvyšuje pre každý záznam. Toto je nastavené ako primárny kľúč. Tabuľky môžu mať aj cudzie kľúče. Ide o polia, ktoré sú prepojené s inou tabuľkou v databáze. Prepojené polia budú obsahovať rovnaké údaje.
- Napríklad v tabuľke Objednávky môžete mať pole ID zákazníka na sledovanie, ktorý zákazník si objednal ktorý produkt. Pre toto pole môžete vytvoriť vzťah s poľom ID v tabuľke zákazníkov.
- Používanie vzťahov pomáha udržiavať vaše údaje konzistentné, efektívne a čitateľné.
Krok 2. Kliknite na kartu Nástroje databázy
Kliknite na tlačidlo Vzťahy v sekcii Vzťahy. Otvorí sa nové okno s prehľadom všetkých tabuliek v databáze. Každé pole bude uvedené pod názvom jeho tabuľky.
Pred vytvorením vzťahu budete musieť vytvoriť pole pre cudzí kľúč. Ak napríklad chcete použiť ID zákazníka v tabuľke Objednávky, vytvorte v tabuľke Objednávky pole s názvom Zákazník a nechajte ho prázdne. Zaistite, aby mal rovnaký formát ako pole, ktoré prepájate (v tomto prípade čísla)
Krok 3. Potiahnite pole, ktoré chcete použiť ako cudzí kľúč
Presuňte ho do poľa, ktoré ste vytvorili pre cudzí kľúč. V zobrazenom okne kliknite na Vytvoriť a nastavte vzťah pre polia. Medzi dvoma tabuľkami sa objaví riadok spájajúci polia.
Pri vytváraní vzťahu začiarknite políčko „Vynútiť referenčnú integritu“. To znamená, že ak sa údaje zmenia v jednom poli, druhé pole sa automaticky aktualizuje. Pomôže to udržať vaše údaje presné
Časť 4 zo 6: Zadávanie otázok
Krok 1. Pochopte úlohu dotazov
Dotazy sú akcie, ktoré vám umožňujú rýchlo prezerať, pridávať a upravovať údaje vo vašej databáze. Existuje široká škála typov dotazov, od jednoduchého vyhľadávania až po vytváranie nových tabuliek na základe existujúcich údajov. Dotazy sú základnými nástrojmi na vytváranie zostáv.
Dopyty sú rozdelené do dvoch hlavných typov: výber a akcia. Vybrané dopyty načítajú údaje z tabuliek a môžu vykonávať výpočty. Akčné dotazy môžu pridávať, upravovať a odstraňovať údaje z tabuliek
Krok 2. Pomocou Sprievodcu dotazom vytvorte základný výberový dotaz
Ak chcete vytvoriť základný výberový dotaz, použite sprievodcu dotazom, ktorý vás prevedie krokmi. Sprievodcu dotazom môžete otvoriť na karte Vytvoriť. To vám umožní zobraziť konkrétne polia z tabuľky.
Vytvorenie výberového dopytu s kritériami
Krok 1. Otvorte nástroj Query Design
Kritériá môžete použiť na zúženie vybraného dopytu a zobrazenie iba potrebných informácií. Ak chcete začať, kliknite na kartu Vytvoriť a vyberte položku Query Deign.
Krok 2. Vyberte si stôl
Otvorí sa pole Zobraziť tabuľku. Dvakrát kliknite na tabuľku, v ktorej chcete spustiť dotaz, a potom kliknite na položku Zavrieť.
Krok 3. Pridajte polia, ktoré sa majú načítať
Dvakrát kliknite na každé pole v tabuľke, ktoré chcete pridať do dotazu. Polia budú pridané do mriežky návrhu.
Krok 4. Pridajte svoje kritériá
Môžete použiť niekoľko rôznych typov kritérií, napríklad text alebo funkcie. Ak by ste napríklad chceli v poli „Ceny“zobrazovať iba ceny vyššie ako 50 dolárov, zadajte
=50
do kritérií. Ak by ste chceli zobraziť iba zákazníkov z Veľkej Británie, napíšte
UK
do poľa Kritériá.
Na jeden dotaz môžete použiť viacero kritérií
Krok 5. Kliknutím na položku Spustiť zobrazíte svoje výsledky
Tlačidlo Spustiť sa nachádza na karte Návrh. Vaše výsledky dotazu sa zobrazia v okne. Dotaz uložte stlačením klávesov Ctrl + S.
Vytvorenie výberového dopytu s parametrami
Krok 1. Otvorte nástroj Query Design
Parametrický dotaz vám umožní určiť, čo chcete načítať pri každom spustení dotazu. Ak máte napríklad databázu so zákazníkmi z rôznych miest, môžete spustiť parametrický dotaz a opýtať sa, pre ktoré mesto chcete zobrazovať výsledky.
Krok 2. Vytvorte výberový dotaz a zadajte tabuľky
Polia, ktoré sa majú načítať v dotaze, pridajte dvojitým kliknutím na ne v prehľade tabuľky.
Krok 3. Pridajte parameter do sekcie Kritériá
Parametre sú okolo parametra označené „“. Text v zátvorkách sa zobrazí vo výzve, ktorá sa zobrazí pri spustení dotazu. Ak chcete napríklad zadať výzvu pre mesto, kliknite na bunku Kritériá pre mesto a zadajte
[Ktoré mesto?]
Parametre môžete ukončiť pomocou „?“alebo „:“, ale nie pomocou „!“alebo „.“
Krok 4. Vykonajte viacparametrový dotaz
Na vytvorenie vlastného rozsahu pre výsledky dotazov môžete použiť viacero parametrov. Ak je pole napríklad poľom Dátum, môžete vrátiť rozsah dátumov zadaním
Medzi [Zadajte dátum začiatku:] a [Zadajte dátum ukončenia:]
. Po spustení dotazu dostanete dve výzvy.
Vytvorenie dotazu na výrobu tabuľky
Krok 1. Kliknite na kartu Vytvoriť a vyberte položku Návrh dotazu
Pomocou dotazov môžete vytiahnuť konkrétne údaje z existujúcich tabuliek a vytvoriť novú tabuľku s týmito údajmi. To je obzvlášť užitočné, ak chcete zdieľať konkrétne časti databázy alebo vytvárať konkrétne formuláre pre podmnožiny databázy. Najprv budete musieť vytvoriť pravidelný výberový dotaz.
Krok 2. Vyberte tabuľky, z ktorých chcete načítať údaje
Dvakrát kliknite na tabuľky, z ktorých chcete získať údaje. V prípade potreby môžete ťahať z viacerých stolov.
Krok 3. Vyberte polia, z ktorých chcete načítať údaje
V prehľade tabuliek dvakrát kliknite na každé pole, ktoré chcete pridať. Bude pridaný do vašej mriežky dotazov.
Krok 4. Nastavte svoje kritériá
Ak chcete z poľa zadať konkrétne údaje, nastavte filter pomocou sekcie kritérií. Ďalšie podrobnosti nájdete v časti „Vytvorenie výberového dopytu s kritériami“vyššie.
Krok 5. Otestujte svoj dotaz, aby ste sa uistili, že vracia požadované výsledky
Pred vytvorením tabuľky spustite dotaz, aby ste sa presvedčili, že ťahá všetky správne údaje. Upravte svoje kritériá a polia, kým nezískate všetky požadované údaje.
Krok 6. Uložte dotaz
Stlačením Ctrl + S uložíte dotaz na neskoršie použitie. Zobrazí sa vo vašom navigačnom rámci na ľavej strane obrazovky. Kliknutím na dotaz ho znova vyberiete a potom kliknite na kartu Návrh.
Krok 7. Kliknite na tlačidlo „Vytvoriť tabuľku“v skupine Typ dotazu
Zobrazí sa okno so žiadosťou o názov vašej novej tabuľky. Zadajte názov tabuľky a kliknite na tlačidlo OK.
Krok 8. Kliknite na tlačidlo Spustiť
Vaša nová tabuľka sa vytvorí pomocou vami zadaného dopytu. Tabuľka sa zobrazí v navigačnom rámci vľavo.
Vytvorenie doplnkového dopytu
Krok 1. Otvorte predtým vytvorený dotaz
Pripojovací dotaz môžete použiť na pridanie údajov do tabuľky, ktorá už existuje z inej tabuľky. Je to užitočné, ak potrebujete do tabuľky, ktorú ste vytvorili pomocou dotazu na vytvorenie tabuľky, pridať ďalšie údaje.
Krok 2. Kliknite na tlačidlo Pripojiť na karte Návrh
Tým sa otvorí dialógové okno Pripojiť. Vyberte tabuľku, ktorú chcete pripojiť.
Krok 3. Zmeňte kritériá svojho dopytu tak, aby zodpovedali tomu, čo chcete pridať
Ak ste napríklad vytvorili tabuľku s kritériami „2010“pre pole Rok, zmeňte ju na rok, ktorý chcete pridať, napríklad „2011“.
Krok 4. Nastavte, kam chcete údaje pripojiť
Uistite sa, že ste nastavili správne polia pre každý stĺpec, ktorý pripájate. Keď napríklad použijete vyššie uvedené zmeny, údaje by mali byť pripojené k poľu Rok v riadku Pripojiť k.
Krok 5. Spustite dotaz
Kliknite na tlačidlo Spustiť na karte Deign. Dotaz sa spustí a údaje sa pridajú do tabuľky. Tabuľku môžete otvoriť a overiť, či boli údaje správne pridané.
Časť 5 zo 6: Vytváranie a používanie formulárov
Krok 1. Vyberte tabuľku, pre ktorú chcete vytvoriť formulár
Formuláre vám umožňujú ľahko vidieť údaje pre každé pole a tiež rýchlo prepínať medzi záznamami alebo vytvárať nové. Formuláre sú nevyhnutné pre dlhšiu dobu zadávania údajov, pretože väčšine ľudí sa s nimi pracuje oveľa jednoduchšie ako s tabuľkami.
Krok 2. Kliknite na tlačidlo Formulár na karte Vytvoriť
Automaticky sa tak vytvorí formulár na základe polí uvedených v tabuľke. Access robí celkom dobrú prácu pri automatickom vytváraní polí so správnou veľkosťou, ale môžete zmeniť veľkosť a premiestniť všetky prvky vo formulári, ktoré chcete.
- Ak nechcete, aby sa vo formulári zobrazovalo konkrétne pole, kliknite naň pravým tlačidlom myši a vyberte príkaz Odstrániť.
- Ak majú vaše tabuľky vzťahy, pod každým záznamom sa zobrazí údajový hárok s prepojenými údajmi. Pripojené údaje tak môžete upravovať oveľa jednoduchšie. Každý obchodný zástupca vo vašej databáze môže mať napríklad k záznamu pripojenú databázu zákazníkov.
Krok 3. Navigujte v novom formulári
Tlačidlá šípok v spodnej časti sa pohybujú od záznamu k záznamu. Polia budú vyplnené vašimi záznamovými údajmi pri prepínaní medzi nimi. Na prvý alebo posledný záznam môžete použiť tlačidlá na okrajoch.
Krok 4. Tabuľku použijete kliknutím na tlačidlo údajového hárka
Nachádza sa v ľavom hornom rohu a umožní vám začať meniť hodnoty tabuľky pomocou formulára.
Krok 5. Vykonajte zmeny v existujúcich záznamoch
Údaje v tabuľke môžete zmeniť v ľubovoľnom poli každého záznamu. Zmeny sa automaticky prejavia v tabuľke, ako aj vo všetkých prepojených tabuľkách.
Krok 6. Pridajte nové záznamy
Kliknutím na tlačidlo „Pridať záznam“v blízkosti navigačných tlačidiel vytvoríte nový záznam na konci zoznamu. Polia potom môžete použiť na zadanie údajov do prázdneho záznamu v tabuľke. Je to oveľa jednoduchší spôsob, ako pridať nové informácie, ako prostredníctvom zobrazenia tabuľky.
Krok 7. Po dokončení uložte formulár
Uistite sa, že ste formulár uložili stlačením klávesov Ctrl + S, aby ste k nemu mohli neskôr znova ľahko pristupovať. Zobrazí sa vo vašom navigačnom rámci na ľavej strane obrazovky.
Časť 6 zo 6: Vytvorenie správy
Krok 1. Vyberte tabuľku alebo dotaz
Prehľady vám umožňujú rýchlo zobraziť súhrny vašich údajov. Často sa používajú na správy o príjmoch a odoslaní a dajú sa prispôsobiť takmer každému použitiu. Prehľady čerpajú údaje buď z tabuliek, alebo z dotazov, ktoré ste vytvorili.
Krok 2. Kliknite na kartu Vytvoriť
Vyberte typ prehľadu, ktorý chcete vytvoriť. Existuje niekoľko rôznych spôsobov, ako môžete vytvoriť zostavu. Access vám môže vytvoriť prehľad automaticky, alebo si môžete vytvoriť vlastný.
- Report-Vytvorí sa automatický report so všetkými údajmi z vášho zdroja. Nič nebude zoskupené, ale pre malé databázy to pravdepodobne stačí na zobrazenie toho, čo potrebujete.
- Prázdna správa - Vytvorí sa prázdna správa, ktorú môžete podľa potreby vyplniť svojimi údajmi. Budete si môcť vybrať z akéhokoľvek dostupného poľa a vytvoriť si vlastný prehľad.
- Sprievodca zostavou - Sprievodca zostavou vás prevedie procesom vytvárania zostavy, umožní vám vybrať a zoskupiť údaje a podľa toho ich formátovať.
Krok 3. Nastavte zdroj pre prázdnu správu
Ak ste sa rozhodli vytvoriť prázdny prehľad, budete preň musieť vybrať zdroj. Najprv kliknite na kartu Usporiadať a potom vyberte položku Hárok vlastností. Prípadne môžete tiež stlačiť alt="obrázok" + Enter.
Kliknite na šípku nadol vedľa poľa Zdroj záznamu. Zobrazí sa zoznam dostupných tabuliek a dotazov. Vyberte jeden a bude priradený k správe
Krok 4. Pridajte polia do správy
Keď máte zdroj, môžete z neho začať pridávať polia do svojho prehľadu. Kliknite na kartu Formát a potom kliknite na položku Pridať existujúce polia. Zoznam polí sa zobrazí v pravom rámčeku.
- Kliknite a presuňte polia, ktoré chcete pridať, do rámca návrhu. Záznam sa zobrazí v správe. Keď pridáte ďalšie polia, automaticky sa zarovnajú s existujúcimi poľami.
- Polia môžete zmeniť tak, že kliknete na okraje a potiahnete myš.
- Polia zo správy vymažete kliknutím na nadpis a stlačením klávesu Delete.
Krok 5. Pridajte skupiny do svojej správy
Skupiny vám umožňujú rýchlo analyzovať informácie v zostave, pretože vám umožňujú organizovať súvisiace informácie. Môžete napríklad chcieť zoskupiť predaj podľa regiónu alebo predajcu. Skupiny vám to umožňujú.
- Kliknite na kartu Návrh, kliknite na tlačidlo Zoskupiť a zoradiť.
- Kliknite pravým tlačidlom myši na ľubovoľnú časť poľa, ktoré chcete pridať do skupiny. V ponuke vyberte položku Skupina zapnutá.
- Pre skupinu sa vytvorí hlavička. Hlavičku môžete prispôsobiť všetkému, čo chcete v skupine označiť.
Krok 6. Uložte a zdieľajte svoju správu
Keď je správa dokončená, môžete ju uložiť a potom zdieľať alebo vytlačiť ako akýkoľvek dokument. Použite to na zdieľanie výkonnosti spoločnosti s investormi, kontaktné informácie na zamestnancov a mnoho ďalších.
