Microsoft Project je softvérová aplikácia na správu projektov, ktorá je dodávaná pod balíkom Microsoft Office. Aplikácia umožňuje používateľom ovládať všetky aspekty riadenia projektu, vrátane rozpočtu, plánovania a správy zdrojov. Z tohto dôvodu sa softvér používa v stavebníctve a strojárstve. Jednou z najdôležitejších, ale často prehliadaných častí procesu riadenia projektu je správne alokovanie zdrojov. Po vytvorení harmonogramu projektu bude spravidla potrebné ho zmeniť, aby sa zabránilo nadmernému prideľovaniu konkrétneho zdroja (napríklad subdodávateľa), čo spôsobí pozastavenie plánu. Vedieť alokovať zdroje v programe Microsoft Project vám pomôže udržať si projekt pod kontrolou od začiatku do konca.
Kroky
Krok 1. Pri odhadovaní trvania úloh zvážte dostupnosť zdrojov
Tento krok je zásadný, ale často prehliadaný. Prostriedky je potrebné vziať do úvahy pri vytváraní harmonogramu, nie tesne po ňom. Venujte zvláštnu pozornosť súbežným úlohám (tým, ktoré sa dejú súčasne), ktoré používajú rovnaké zdroje. Môžete napríklad správne predpokladať, že vnútorné aj vonkajšie steny budovy môžu byť zarámované súčasne. Ak však máte na projekte iba 1 stolára, nebude to možné.
Začnite odhadom trvania úlohy odhadom celkového počtu osobohodín potrebných na dokončenie úlohy. Zameraním sa skôr na počet odpracovaných hodín než na celkový počet pracovných dní vezmete do úvahy, koľko zdrojov bude potrebných
Krok 2. Vytvorte a zorganizujte všetky svoje zdroje
Najlepším spôsobom, ako udržať svoje zdroje organizované, je zoznam zdrojov. K tomuto hárku sa dostanete tak, že kliknete na ponuku „Zobraziť“a vyberiete „Hárok zdrojov“. Zaistite, aby všetky vaše zdroje mali jasné názvy, a uistite sa, že zadáte aspoň typ zdroja.
- Pracovné zdroje sú najužitočnejšie a mali by sa použiť na kategorizáciu ľudí, ktorí budú tráviť čas prácou na úlohách. Pri malom projekte by sa tento typ zdroja mohol odvolávať na každého člena tímu menom. V prípade väčšieho projektu by tento zdroj mohol určiť rôznych subdodávateľov.
- „Materiálne“zdroje by sa mali vzťahovať na materiály, ktoré sa počas práce spotrebúvajú, ako je drevo, klince a benzín.
- „Prostriedky nákladov“by sa mali použiť na sledovanie zdrojov, s ktorými je spojená jasná sadzba nákladov. Dennú sadzbu za prenájom žeriavu alebo terénneho prívesu je možné sledovať ako nákladový zdroj.
Krok 3. Priraďte každú pracovnú úlohu k zdroju
Po vytvorení plánu v zobrazení Ganttovho grafu budete musieť určiť, ktoré zdroje sú priradené k jednotlivým úlohám. Ak to chcete urobiť, nájdite v ľavom paneli riadok úlohy a kliknite na bunku v stĺpci „Prostriedky“. Zobrazí sa rozbaľovacia ponuka so zoznamom všetkých zdrojov, ktoré ste vytvorili. Vyberte príslušný zdroj; napríklad úlohe s názvom „Drôtené svietidlá“možno priradiť zdroj „Elektrikár“.
Krok 4. V zobrazení grafu zdrojov skontrolujte pridelenie zdrojov
Po vytvorení plánu a priradení zdrojov môžete skontrolovať nadmerné pridelenie. Ak to chcete urobiť, kliknite na "Zobraziť" a zvoľte "Graf zdrojov". Budete mať možnosť vybrať si každý zdroj a zobraziť jeho pridelenie v rámci projektu. Každý pracovný deň je zobrazený pozdĺž horizontálnej osi a využitie zdrojov je vyjadrené v percentách pozdĺž vertikálnej osi.
- Akýkoľvek bod, v ktorom zdroj prekročí 100 percentné využitie, predstavuje nadmerné pridelenie (to znamená, že zdroj nemôže v danom čase vykonávať všetky úlohy, ktoré mu sú priradené). Nadmerné pridelenie je znázornené červenou farbou. Ak to chcete napraviť, predĺžte trvanie úlohy, priraďte k úlohám viac zdrojov alebo presuňte súbežné úlohy, aby sa vytvorilo menšie prekrývanie.
- Každý bod, v ktorom sa zdroj používa veľmi málo, môže poukazovať na neefektívne nedostatočné prideľovanie. Zvážte skrátenie trvania úlohy alebo použitie menšieho počtu zdrojov.
